IT Governance didefinisikan sebagai prosedur dan kebijakan-kebijakan yang dibuat dengan tujuan untuk memastikan bahwa Sistem teknologi informasi pada sebuah organisasi bisa menyokong tujuan orgasasi tersebut.
Diperlukan sebuah governance model yang terdefinisi dengan baik untuk memastikan tujuan dan pendelegasian tanggung jawab dalam project technology management bisa terlaksana dengan baik, yang pada akhirnya bisa memaksimalkan business value dari investasi teknologi di bidang IT pada sebuah organisasi.
Lebih lanjutnya prinsip-prinsip dan konsep project technology management yang didasari oleh governance model yang baik bisa memastikan bahwa implementasi teknologi yang dilakukan bisa dikontrol, dipertanggung jawabkan dan bisa mencapai tujuan yang diharapkan.
beberapa tahapan yang harus dilakukan dalam melaksanakan proses ini adalah :
- Pengembangan rencana taktis dan strategis
- Pemahaman terhadap aturan-aturan yang berlaku
- Memastikan bahwa top-management memiliki kemampuan dalam project management
- Pemahaman konfigurasi dan infrastruktur organisasi
Pengembangan rencana taktis dan strategis dalam impelementasi IS/IT dibutuhkan untuk mempersiapkan organisasi dalam menentukan kebijakan dan keputusan-keputusan yang harus dibuat, menentukan orang yang diberi tanggung jawab untuk membuat keputusan dan mekanisme pengambilan keputusan tersebut. Namun apakah hal ini cukup sebagai bagian dari sebuah rencana strategis? Kenyataanya dalam menentukan sebuah rencana strategis, banyak faktor yang terlibat, dan diperlukan analisis yang mendalam terhadap faktor internal seperti faktor kebutuhan yang jadi prioritas di organisasi dan faktor eksternal seperti sosial, politik dan orientasi teknologi yang akan berkembang kedepannya, jangan sampai investasi yang dilakukan tidak bisa dipakai untuk jangka panjang karena adanya tuntutan perubahan teknologi. Hal ini lebih jauh mempengaruhi keputusan berinventasi, standar , prinsip dan target serta arsitektur dari teknologi yang akan diterapkan.
Pemahaman regulasi yang berlaku dimulai dengan kemampuan manajemen resiko (risk management) yang harus didukung oleh pembuat keputusan dan harus didiseminasi ke semua pihak yang terlibat. Disini sisi proaktif dari organisasi lebih dibutuhkan untuk mengakomodasi regulasi yang dikeluarkan oleh pihak regulator, baik regulator internal maupun eksternal, misalnya pemerintah. Sebenarnya poin ini bisa dimasukan ke poin pertama, yaitu sebagai faktor pertimbangan dalam penentuan rencana strategis dalam implementasi IS/IT, yang erat kaitannya dengan faktor eksternal yang berhubungan dengan kebijakan regulator (misal pemerintah) dan faktor internal yang berhubungan dengan business strategy alignment yang dituangkan dalam bentuk aturan perusahaan.
Kemampuan Top-management dalam hal mengatur sebuah projek, merupakan sebuah keharusan. Dalam beberapa kasus pihak Top-management membentuk komite yang khusus mengurusi maslah-masalah yang berhubungan dengan project technology management, atau dengan mendelegasikan fungsi kontrol, pengaturan projek ke orang yang maish termasuk dalam Top-management, seperti CIO atau bahkan dipegang langsung oleh CEO.
Menentukan dan memahami bagaimana konfigurasi dan infrastruktur sebuah organisasi akan membuat organisasi tersebut memiliki kemampuan untuk menentukan sistem informasi teknologi seperti apa yang dibutuhkan. Penentuan infrastruktur harus dilakukan seiring dan sejalan dengan penentuan sistemnya itu sendiri dan erat kaitannya dengan kebutuhan organisasi yang tertuang dalam rencana strategis organisasi.
Sebagai penutup, penulis mengemukakan bahwa, implementasi IS/IT harus dimulai dengan melakukan komunikasi yang aktif antar project team untuk menyamakan visi dan persepsi dan mendapatkan dukungan dari stakeholder.
Jakarta, 2009
A. Ahmad Kusumah