Metodologi agile project management dalam beberapa tahun terakhir telah banyak digunakan untuk mengembangkan, mengimplementasikan sistem teknologi informasi, seiring dengan mulai banyak diadopsinya konsep agile pada proses manufaktur dan produksi.

Konsep agile project management itu sendiri mengikuti life cycle diatas dengan menggabungkan konsep agility dalam prosesnya. Agility itu sendiri adalah kemampuan untuk membuat dan merespon perubahan (Highsmith, 2009). Dengan kata lain agility adalah kemampuan untuk mengkombinasikan flexibilitas dan stabilitas (Highsmith,2002). Dari pengertian diatas bisa diambil titik temu bahwa agile project management adalah metodologi manajemen proyek yang mempunyai adaptabilitas yang tinggi terhadap perubahan yang terjadi di setiap elemen-elemennya. Salah satu ciri dari sebuah agility adalah adanya proses iterasi yang terus menerus dan evaluasi yang terus berjalan pada setiap proses yang dilewatinya.

Pada konsep agile project management, seorang manajer proyek lebih fokus pada proses delivering value dan mengevaluasi produk yang di deliver apakah sudah sesuai dengan scope proyek. Konsep ini juga menitikberatkan pada proses iterasi untuk perbaikan disetiap prosesnya.

Dalam prosesnya, agile project management memiliki perbedaan asumsi dengan manajemen proyek konvensional. Pada manajemen proyek konvensional, diasumsikan bahwa :

1.      Prosedur yang rigid diperlukan untuk mengatur perubahan

2.      Hirarki struktur merepresentasikan rangkaian komando serial

3.      Resiko dan perubahan cukup diidentifikasi dari perencanaan

Sedangkan dalam konsep agile, semua prosedur lebih bersifat fleksibel dan adaptif terhadap perubahan. Kemungkinan perubahan tetap diperhitungkan dan dievaluasi secara terus menerus selama dalam project life cycle.

Ciri khas dari konsep agile diantaranya adalah :

1. Mempunyai kemampuan intriksik untuk menghadapi perubahan
2. Pandangan bahwa sistem bersifat lebih adaptif terhadap perubahan dan bisa berevolusi sesuai dengan kebutuhan
3. Pendekatan yang dilakukan dalam pemecahan masalah lebih bersifat humanis, yaitu :
   1. Menganggap bahwa anggota tim memiliki kemampuan dan termasuk sebagai stakeholder yang memiliki hak untuk berpendapat.
   2. Pemecahan masalah tergantung kepada kemampuan kolektif tim secara otonom sebagai dasar memecahkan permasalahan.
   3. Mengasumsikan bahwa perubahan susah untuk diprediksi sehingga lebih menitikberatkan kemampuan untuk adaptasi terhadap perubahan yang terjadi.

Konsep agile dalam manajemen poyek menitikberatkan pada 4 variabel utama, yaitu  (Ferdiana dan Nugroho,2009) :

1.      Fungsionalitas

2.      Biaya

3.      Waktu

4.      Kualitas

Empat variabel utama konsep agile

Hubungan antar keempat variabel ini ditunjukan dengan arah panah pada gambar diatas. Sebagai contoh semakin besar fungsionalitas akan membuat kebutuhan waktu dan biaya akan bertambah, sebaliknya penambahan waktu atau penambahan biaya tidak akan menambah fungsionalitas dan kualitas.

Konsep agile dalam konteks manajemen proyek lebih dipahami sebagai sekumpulan aktivitas lightweight yang digunakan untuk mengelola proyek pengembangan perangkat lunak. Aktivitas-aktivitas ini meliputi pengumpulan requirement, desain sistem, coding dan proses testing berdasarkan sekumpulan aktivitas yang minimal yang diperlukan untuk mecapai tujuan akhir proyek tersebut, yaitu sistem yang berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan user.

Penerapan konsep agile project management dalam proyek pengembangan teknologi informasi merupakan hal yang alami dalam evolusi pengembangan teknologi informasi. Namun yang harus diperhatikan, apakah pendekatan manajemen proyek yang serba minimalis ini bisa diaplikasikan pada proyek-proyek konvensional. Yang harus diperhatikan dalam implementasi agile project management adalah sifat dari konsep agile yang lebih bersifat adaptif, dan lebih mudah menerima perubahan, dan kemampuan anggota tim proyek untuk mengadopsi metode ini.

Proses agile menekankan pada kecepatan dan fleksibilitas dalam adaptasi pada proses, produk yang dihasilkan dan lingkungan  pengembangan proyek. Berkaitan dengan hal ini, proses agile memiliki ciri umum, yaitu

1. Memiliki kemampuan untuk beradaptasi terhadap pengaruh faktor internal maupun eksternal.
2. Memungkinkan elemen-elemen dari proses untuk berubah sesuai dengan keperluan.
3. Dibangun melalui proses yang iteratif dan terus menerus yang memiliki kemampuan untuk menerima feedback dan evaluasi secara berkala.

Ciri-ciri umum pada proses agile ini dimiliki pula dalam agile project management. Sehingga agile project life cycle bisa digambarkan sebagai berikut :

Agile project life cycle (Highsmith, 2009).

Dari gambar 2.4, terlihat ada fase bersifat iteratif yang terdiri dari satu siklus penuh, dimulai dari fase persiapan dan perencanaan,  fase pengembangan, fase testing dan quality assurance dan fase review dan adaptasi.

Dalam implementasinya, agile project management dipengaruhi tiga faktor penting, yaitu (Cohram dan Bohner, 2005)  :

1.      Faktor people

2.      Faktor proses

3.      Faktor karakteristik proyek

Faktor people berkaitan erat dengan anggota tim dalam proyek, sesuai dengan fungsi dan perannya. hal ini berkaitan erat dengan mengubah kebiasaan dan mengadaptasi cara-cara baru yang disesuaikan dengan konsep agile project management. Kesulitan dalam proses implementasi diakibatkan karena kesulitan anggota tim yang terlibat dalam proyek untuk menyesuaikan sikap dan kebiasaan serta prosedur sesuai dengan guideline.

Faktor proses berkaitan erat dengan prosedur dan tahapan yang harus dilakukan dalam project life cycle. Proses perencanaan, pengembangan, delivery dan operasional sebagai bagian dari project life cycle memliki hubungan timbal balik, saling mempengaruhi satu sama lain dengan proses penerapan agile project management. Secara langsung penerapan konsep agile akan mengubah semua proses yang ada. Keberhasilan dalam adopsi konsep agile secara langsung akan mempengaruhi pula keberhasilan penerapan agile project management.

Faktor karakteristik proyek berkaitan dengan jenis proyek yang dilakukan. Tidak semua proyek bisa mengadopsi konsep agile. Adakalanya konsep konvensional lebih cocok digunakan untuk proyek-proyek tertentu, seperti proyek pembangunan lapangan terbang, jembatan dan proyek konstruksi lainnya.

(Carayannis dan Kwak, 2002 , Ferdiana dan Nugroho,2009) menyatakan, terdapat lima nilai yang dimiliki oleh agile project management, yaitu :

1. Komunikasi (communication)

Komunikasi yang terjadi didalam dan diluar agilen project adalah konstan. Tugas seorang manajer proyeklah yang harus memastikan bahwa komunikasi terjadi secara efektif, jelas sehingga tidak terjadi distorsi atau bisa informasi antar elemen yang terlibat dalam proyek.

2. Kesederhanaan (simplicity)

Definisikan pendekatan untuk mengidentifikasi critical success factor dalam proyek dalam bentuk solusi sesederhana mungkin. Semua aktivitas harus memiliki nilai yang terukur terhadap keberhasilan proyek.

3. Umpan balik (feedback)

Umpan balik merupakan salah satu alat utama untuk mendefinisikan dan mempertahankan agility. Umpan balik inilah yang digunakan sebagai input untuk perubahan untuk perbaikan sistem yang sedang dibangun.

4. Keberanian  (courage)

Semua keputusan penting dan perubahan dalam proyek harus dilakukan dengan keberanian. Perubahan merupakan bagian dari proyek teknologi informasi yang realistis. Menghadapi konsekwensi dari perubahan membutuhkan keberanian.

5. Kerendahan (humility)

Manajer proyek yang baik menyadari bahwa mereka tidak tahu apapun. Keterlibatan semua elemen dalam proyek, stakeholder, konsumen merupakan salah satu cara untuk saling tukar indormasi yang dibutuhkan sehingga tujuan dari semua pihak bisa tercapai, dan menghasilkan proyek yang sukses.

End of Part 2

Disarikan dari :

EVALUASI PENERAPAN AGILE PROJECT MANAGEMENT
DALAM PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI

Aah Ahmad Kusumah (2010)